長文の構成

さてこれから長文の構成に入りたいと思っているのですが，ＨＰの方で長文の例（予習課題）がひとつ出ていましたね。どんな例でしたっけ。少子化問題の現状とその原因，および対策案について述べよ，というレポートのよくない例をあげました。どこがよくないか考えてほしいという課題でしたが。

−１人目の意見

提案が最後の方に３行あるくらい。最後にあるのがいけないと思いました。

−２人目の意見

最後に提案らしきものをしているんだけど，国がこういうことを言っているだけ，ということで提案になっていない。提案としての表現がされていない。

−３人目の意見

少子化の主な原因をあげているんですが，その根拠が乏しい。自分の意見なのか，調査機関の情報か分からない。

−４人目の意見

３つ言います。１つ目，タイトルが課題に対応していない。「少子化問題について」じゃあまい。２つ目，用語の説明がない。たとえば，合計特殊出生率。３つ目，字下げやフォントを変えたりという工夫がない。見にくい。

−５人目の意見

見出しがほしいと思いました。背景，現状，解決方法。中身の構成が分かる見出し。

−６人目の意見

問題点と提案が明確に区別されていない。前置きがない。唐突に話が始まっている。

学生さんにレポートの課題を提示するとこういうのが多いんですね。ひとことでいうと読み手のことを考慮していないレポートだと思います。まず，一番問題なのは「総論」がないんです。実はレポートや論文というのは冒頭に「この論文には何を書いているのか」という総論が書いていないといけない。最後まで全部読まないと何が書いてあるのかが分からないというのは非常に不親切です。見出しがないというのもそうですね。２ページ目なんか特にすごくてどこで話が切れているのか分かりません。このレポート，参考文献がありません。参考文献がないものはレポートとして認められませんね。グラフと文章がまったくリンクされていません。大変不親切なレポートです。

ではどうやって構成をたてればいいのかという話をします。会社員の場合，長文は「企画書・提案書」と「報告書」のたぐいに分けられます。企画書・提案書はこれから行いたいことを書きます。報告書はすでに行ったことを書きます。企画書の場合は特に，これから行うことで，たとえば「新製品の企画」ということで上司に目的や目標や具体策を提示して承認を得ないといけません。「よしやろう！」と思わせないといけない。読み手に行動を起こさせるために記述します。たとえば顧客向けのネットワークシステム提案書。ほかの会社に提案する場合もあります。提案内容を理解してもらって，よそよりいいことを理解してもらって，契約してもらわないといけない。報告書の例としては，皆さんの課題のレポートや，会社だと実施報告書などがあります。報告の内容を理解してもらうのが目的になります。

アンケート報告書の例です。日にちやタイトルがあります。最初に総論があります。総論には、アンケートの目的が書いてあります，どのようなアンケートを実施したか，その結果がどんなものだったか，いろんな結果がある中で特に知っておいてほしいものが書いてあります。総論を読むとどんなアンケートで，どんな結果が出たか分かるようになっています。

総論の次に、アンケートの目的，実施方法，結果が詳しく書いてあります。結果のところには、調査結果ということでグラフを入れ，「図○は××を示したものである」のように記述します。そこから読み取れることは何かを「考察」に書いてあります。見出しをみただけでも中身が分かるようにしてあります。

上司はとても忙しくて，毎日たくさんの書類に目を通さないといけない。結果が一番最後に書いてあると，最後まで読まなくてはならず本当に大変なんです。上司はまず総論だけを読みます。総論を読んで概要が分かればいいんです。さらに詳しく知りたければ，各論を読み進めればいい。

では，こうやってまとめるにはどう構成したらいいのか。

長文は、総論，各論，結論に分かれます。総論には概要を。各論は総論で述べたことに対応して，展開していくのが基本構成です。最後の結論は，まとめてもう一押しなんです。これが企画提案の場合の流れ。

報告書。これも総論，各論，結論。基本的には企画書も報告書も同じ構成になります。

レポートを書くための手順。

１．情報を集めて整理する
２．総論と，各論の内容・順番を決める
３．簡潔な文にする
４．文章を仕上げ，体裁を整える

これはいろんなところで書かれていると思うんです。情報を集めて整理する。みなさんレポートを書くために調べますよね。そして，調べたことを頭の中で処理しますよね。何を各論にして，何を総論にするか。それを簡潔な文章にして最終的にはレポートという形にアウトプットしていくんですね。今日ご紹介するのはＷｏｒｄのアウトライン機能を使ってこれをやる方法をご紹介したいと思います。

１．情報を集めて整理する

まず，集めた情報をドンドン，ワープロソフトに入力していきます。あとでどこから持ってきた分かるように参照元も入力します。「これって関係あるかなー」と思った情報もとりあえず入れておきます。後になって，またさがすのは大変ですからね。

２．総論と，各論の内容・順番を決める

次に総論と各論の順番を決めます。まず，集めた情報を元にレポートの総論を書きます。総論がレポートの課題の答えになっているようにすること。先ほど「ニーズがあってそれに答える」とありましたね。少子化の現状と問題と対策を書けということなので，少子化の原因をさがさないといけない。総論を読んで論理展開が分からないといけない。完璧な文章になっていなくてもけっこうです。このレポートは何を報告するものかを書きます。そうすると，総論に書いたことを具体的に書くのが各論ですから，各論で書くことが決められます。実は，総論と各論の部分は同時進行です。同時進行しながら総論を決めていきます。

展開の考え方ですが，

・項目の・重複もれをチェックする
・展開の飛躍をチェック
・各論に入れるかどうか迷う項目は，とりあえず残しておく

展開に無理がないか考えること。各論に入れるか迷う場合はとりあえず残しておきます。各論の展開と総論を照らし合わせて無理がないかどうかチェックします。

各論には，見出しを立ててください。必要なグラフや表も決めてください。そして，それぞれの各論の分量を決めます。何行くらい書こうか，とかですね。たとえば，少子化の原因は４例くらい書けるだろうとか，対策案はどのくらいになるかな，と予想をたてておきます。なぜか？作業の見通しと完成品のイメージを持つためです。配分を決めておくと最終的なページがどのくらいか分かります。規定の分量ってあると思うんですが，多すぎたり不足したりする場合は見直すことが必要です。特に分量に満たない場合は情報不足の可能性があるので，手順１にもどって必要な情報を収集します。これで大筋が出来たということになります。

３．簡潔な文にする

あとは各見出しごとに簡潔な文章に展開していきます。多少のリズム感の悪さは気にせずに，分量が増えても気にしないで進めます。ここで大切なのはレポートの完成版に近づけることなんです。

４．文章を仕上げ，体裁を整える

最後に文章を仕上げます。リズム感や表現に気をつけて文章を書きます。Ｗｏｒｄのアウトライン表示モードから，印刷レイアウトモードに切り替えて作業を進めます。

このレポートはビジネス文書の書き方です。学校のレポートとビジネスのレポートの一番大きな違いは総論の書き方です。ビジネスの場合は結論まで書いてしまいます。学校のレポートだと，背景みたいなところを書いて「本レポートでは少子化の現状と原因およびその対策について提案する」と結論まで書いていないんです。堀田先生と話しましたが，私と堀田先生は結論まで書いてあるほうがいいと考えています。読み手は全体像を見えたほうがいいのでこっちがいいです。学校の場合は背景まで書くやり方がある，ということは覚えておいてください。

最後に。書いている最中は読み手の立場になれません。できれば書いてから一晩寝かせて，３回は読み直してください。誤字脱字は訂正してください。最後急ぎ足でしたが，もし質問があればメールでいただければお答えしたいと思います。